Ein Businessplan mit Augenzwinkern – aber mit ernstem Kern

Natürlich gehe ich nicht ernsthaft davon aus, dass dieser hier erstellte Businessplan-Rechner die finale Entscheidungsgrundlage einer Kommune ersetzt. Am Ende braucht es dafür belastbare regionale Daten, politische Bewertung, Haushaltsprüfung, Personalplanung und rechtliche Klärung.

Aber genau darum geht es: Wer sich nur etwas intensiver mit den geplanten Aufgaben der Pflegebegleitung beschäftigt, merkt sehr schnell, welche Dimension diese Reform bekommen kann. Es geht nicht um ein paar zusätzliche Beratungstermine, sondern um eine umfangreiche, verantwortungsvolle und dauerhaft vorzuhaltende Unterstützungsstruktur.

Der Rechner und der Businessplan sollen deshalb vorrangig eines leisten: sichtbar machen, welche personellen, finanziellen und organisatorischen Fragen Kommunen beantworten müssten, bevor sie eine solche Aufgabe übernehmen. Gerade weil viele Kommunen heute bereits finanziell und personell am Limit arbeiten, ist diese Frage alles andere als nebensächlich.

Und der Beitrag macht noch etwas deutlich: Eine sinnvolle Weiterentwicklung der begleitenden Pflegeberatung wird nur gelingen, wenn bestehende Infrastrukturressourcen konsequent einbezogen werden. Dazu gehören insbesondere die von den Landesverbänden der Pflegekassen anerkannten unabhängigen Pflegeberatungsstellen, die bereits heute qualifiziert, erfahren und nah an den Familien arbeiten. Diese Strukturen dürfen nicht ersetzt, sondern müssen gezielt gestärkt und in ein neues Modell eingebunden werden.

Wo kann die Pflegebegleitung schön gerechnet werden?

Die Eckwerte des Rechners sind plausibel hergeleitet. Die fachlichen Annahmen und Berechnungsgrundlagen können weiter unten auf der Seite im Detail nachvollzogen werden.

Am Ende haben Bürgermeisterinnen, Bürgermeister und kommunale Finanzverantwortliche aber zwei zentrale Stellschrauben, mit denen sich der Kostenplan beeinflussen lässt:

1. Quantitativ: Wie viele Menschen werden tatsächlich erreicht?
Je weniger Pflegebedürftige und Angehörige das Angebot kennen, verstehen oder nutzen, desto niedriger fallen die Fallzahlen aus. Eine Pflegebegleitung, die kaum beworben, schlecht erreichbar oder nur zurückhaltend angeboten wird, verursacht zunächst weniger Kosten. Sie erfüllt dann aber auch kaum den politischen Anspruch, Pflegebedürftige und Angehörige wirksam zu unterstützen.

2. Qualitativ: Wie viel Zeit wird pro Fall eingeplant?
Auch über die zeitliche Ausstattung lässt sich der Kostenrahmen deutlich verändern. Werden Beratungs- und Begleitungseinsätze knapp kalkuliert, sinkt der Stundenaufwand – und damit der Personalbedarf. Gleichzeitig steigt aber das Risiko, dass komplexe Pflegesituationen nicht ausreichend erkannt, begleitet und stabilisiert werden.

Genau darin liegt die politische Brisanz: Pflegebegleitung kann auf dem Papier relativ günstig erscheinen, wenn man sie mit niedrigen Nutzungsquoten und kurzen Einsatzzeiten kalkuliert. Ob damit aber tatsächlich Versorgung gesichert, Angehörige entlastet und Krisen vermieden werden, ist eine ganz andere Frage.

Der Rechner macht diese Stellschrauben sichtbar. Er zeigt nicht nur, welche Kosten bei einer ernsthaft ausgestalteten Pflegebegleitung entstehen können, sondern auch, an welchen Punkten Kommunen die Aufgabe rechnerisch klein halten könnten.

Beispielrechnung: Muster-Kommune Kiel

Als Muster-Kommune haben wir im Rechner beispielhaft die Stadt Kiel eingetragen. Kiel ist uns zuletzt durch einen ARD-Bericht zur angespannten kommunalen Finanzlage besonders aufgefallen – und eignet sich deshalb gut, um das Planungsdilemma sichtbar zu machen.

Die Beispielwerte sind aber nicht fest vorgegeben. Jede interessierte Kommune kann den Rechner einfach auf die eigene Situation anpassen: Stadt- oder Kommunenamen ändern, Einwohnerzahl eintragen und die weiteren Annahmen entsprechend anpassen.

So entsteht eine erste eigene Planungssituation für die Frage: Was würde die Übernahme der Pflegebegleitung ab 2028 für unsere Kommune bedeuten?

Ihr individueller Businessplan zum Download

Am unteren Ende des Rechners kann anschließend ein vollständiger Businessplan heruntergeladen werden. Dieser enthält die gewählten Eckwerte, die zugrunde gelegten Annahmen, die berechneten Fallzahlen, den möglichen Personalbedarf sowie die daraus abgeleiteten Kosten- und Finanzierungseffekte.

Damit wird aus einer abstrakten gesetzlichen Vorgabe eine konkrete kommunale Entscheidungsgrundlage.

Mit diesen Annahmen rechnet der Pflegebegleitung-Businessplan-Rechner:

Die Werte sind plausible Modellannahmen, keine gesetzlichen Vorgaben. Sie beziehen sich auf den durchschnittlichen fachlichen und administrativen Gesamtaufwand einschließlich Vor- und Nachbereitung, soweit dies beim jeweiligen Paket angegeben ist. 1 Personentag = 7,8 Arbeitsstunden

Zeitaufwand für die Aufgabenpakete 1–16

Erläuterung der einzelnen Zeitansätze

1. Unterstützungsbedarf erkennen und dokumentieren

Realistischer Aufwand: 2,5 Stunden je Erstassessment

Enthalten:

• Akten- und Gutachtenprüfung: 30 Minuten
• Gespräch und Bedarfserhebung: 75 Minuten
• Belastungs- und Risikoeinschätzung: 15 Minuten
• Dokumentation und erste Maßnahmenfestlegung: 30 Minuten

Bei komplexen Fällen mit mehreren Pflegepersonen, psychischen Belastungen oder unklarer Versorgungslage können vier Stunden und mehr erforderlich sein.

2. Stabiles Versorgungsarrangement aufbauen

Realistischer Aufwand: 4 Stunden je Fall

Enthalten:

• vorhandene Hilfen und Ressourcen erfassen,
• Versorgungslücken feststellen,
• geeignete Dienste oder Angebote recherchieren,
• Kontakte herstellen,
• Zuständigkeiten klären,
• ersten Versorgungsplan erstellen.

Der Aufwand steigt erheblich, wenn:

• kein Pflegedienst verfügbar ist,
• mehrere Leistungsträger beteiligt sind,
• familiäre Konflikte bestehen,
• Leistungen nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern benötigt werden.

3. Begleitung im Pflegealltag

Realistischer Aufwand: 1 Stunde je Folgekontakt

Typischer Ablauf:

• Vorbereitung: 10 Minuten
• Telefon-, Video- oder persönlicher Kontakt: 30 bis 40 Minuten
• Dokumentation und Nacharbeit: 10 bis 20 Minuten

Bei rein telefonischen Routinekontakten kann der Aufwand bei 30 Minuten liegen. Ein persönlicher Folgekontakt einschließlich Fahrt kann zwei Stunden oder mehr beanspruchen.

4. Individuelle Anleitung und Schulung

Realistischer Aufwand: 3,5 Stunden je Termin

Enthalten:

• Vorbereitung anhand der Pflegesituation: 30 Minuten
• Fahrt: 45 Minuten
• Schulung in der Häuslichkeit: 90 Minuten
• Dokumentation: 30 Minuten
• Nachbereitung und Material: 15 Minuten

Bei aufwendigen Themen wie Transfer, Demenz, Sturzprävention oder komplexer Hilfsmittelnutzung können mehrere Termine notwendig sein.

5. Präventionsempfehlungen umsetzen

Realistischer Aufwand: 2 Stunden je Vorgang

Enthalten:

• Empfehlung prüfen,
• passende Angebote recherchieren,
• Zugangs- und Finanzierungsmöglichkeiten klären,
• Anbieter kontaktieren,
• Umsetzung mit Pflegebedürftigen und Angehörigen besprechen,
• Ergebnis dokumentieren.

Wird die Maßnahme nur erklärt, liegt der Aufwand niedriger. Muss ein konkretes Angebot gefunden und die Teilnahme organisiert werden, steigt der Aufwand.

6. Rehabilitation unterstützen

Realistischer Aufwand: 3 Stunden je Vorgang

Enthalten:

• Reha-Empfehlung prüfen,
• Beratung über Möglichkeiten,
• Abstimmung mit Ärzten, Kasse oder Einrichtung,
• Hilfe bei Unterlagen,
• Nachverfolgung der Antragstellung,
• Dokumentation.

Bei Ablehnungen, Widersprüchen oder fehlenden Angeboten kann der Aufwand deutlich höher liegen.

7. Maßnahmen nach Krankenhaus oder Rehabilitation umsetzen

Realistischer Aufwand: 4 Stunden je Entlassungsfall

Enthalten:

• Entlassungsunterlagen prüfen,
• Kontakt mit Angehörigen,
• Pflegebedarf nach Entlassung klären,
• Pflegedienst, Hilfsmittel oder Therapien organisieren,
• Medikamenten- und Versorgungsfragen weiterleiten,
• Umsetzung kontrollieren.

Bei kurzfristigen Entlassungen oder fehlenden Angeboten können acht Stunden und mehr entstehen.

8. Hilfs- und Pflegehilfsmittelberatung

Realistischer Aufwand: 2 Stunden je Vorgang

Enthalten:

• Bedarf erfassen,
• geeignetes Hilfsmittel auswählen,
• Finanzierung und Zuständigkeit klären,
• Antrag oder Verordnung unterstützen,
• gegebenenfalls Anbieter kontaktieren,
• Nutzung nachverfolgen.

Eine einfache Pflegehilfsmittelberatung kann deutlich kürzer sein. Wohnraumanpassung, Rollstuhlversorgung oder komplexe Transferhilfen benötigen erheblich mehr Zeit.

9. Pflegende Angehörige einbeziehen

Realistischer Aufwand: 2 Stunden je Beratung

Enthalten:

• Belastungssituation erfassen,
• gesundheitliche Risiken besprechen,
• Ressourcen und Grenzen klären,
• Entlastungsmöglichkeiten auswählen,
• konkrete nächste Schritte vereinbaren.

Ein standardisiertes Belastungsassessment allein ist kürzer. Eine tatsächliche Entlastungsplanung mit Organisation von Angeboten benötigt mehr Zeit.

10. Unterstützung in Akutsituationen

Realistischer Aufwand: 3 Stunden je Akutfall

Enthalten:

• telefonische Ersteinschätzung,
• Klärung der Dringlichkeit,
• Kontaktaufnahme mit Diensten oder Einrichtungen,
• Organisation kurzfristiger Unterstützung,
• Rückmeldung und Nachverfolgung,
• Dokumentation.

Bei einem kurzfristigen Ausfall der Pflegeperson oder drohender Klinikeinweisung kann der Aufwand auf einen ganzen Arbeitstag steigen.

11. Fachliche Einschätzung für Akutleistungen

Realistischer Aufwand: 1,5 Stunden je Stellungnahme

Enthalten:

• Sachverhalt und Unterlagen prüfen,
• Kontakt mit Pflegebedürftigen, Angehörigen oder Diensten,
• fachliche Bewertung,
• schriftliche Stellungnahme,
• Übermittlung an die Pflegekasse.

Wenn eine persönliche Begutachtung erforderlich ist, müssen zusätzlich Fahrt- und Besuchszeiten gerechnet werden.

12. Fallmanagement

Realistischer Aufwand: 24 Stunden je komplexem Fall und Jahr

Mögliche Aufteilung:

24 Stunden entsprechen rund drei Personentagen pro Jahr.

Bei hochkomplexen Fällen mit:

• mehreren Leistungssystemen,
• psychischen oder sozialen Problemen,
• Kindeswohl- oder Gewaltschutzfragen,
• instabiler familiärer Versorgung,
• wiederkehrenden Krisen

können 40 bis 60 Stunden jährlich realistisch sein.

13. Jährlicher Pflichtbesuch

Realistischer Aufwand: 2,75 Stunden je Besuch

Wie im bisherigen Businessplan:

• Vorbereitung und Terminierung: 15 Minuten
• Fahrt: 45 Minuten
• Besuch: 60 Minuten
• Dokumentation: 30 Minuten
• Nacharbeit: 15 Minuten

In Städten mit kurzen Wegen kann die Fahrtzeit geringer sein. Parkraumsuche, schwierige Erreichbarkeit und Terminverschiebungen können sie erhöhen.

14. Handeln bei nicht gesicherter Versorgung

Realistischer Aufwand: 8 Stunden je auffälligem Fall

Enthalten:

• Feststellung und Dokumentation der Risiken,
• konkrete Maßnahmenplanung,
• Kontakte mit Angehörigen, Diensten oder Kasse,
• Organisation von Verbesserungen,
• verpflichtender Folgetermin,
• erneute Bewertung,
• gegebenenfalls Meldung an die Pflegekasse.

Bei einer akuten Gefährdung, rechtlichen Problemen oder fehlenden Angeboten können zwei oder mehr Personentage erforderlich sein.

15. Termine und Kontakte organisieren

Realistischer Aufwand: 1 Stunde je aktivem Fall und Jahr

Dazu gehören:

• Terminvereinbarung,
• Verschiebungen und Absagen,
• Erinnerungen,
• Zuordnung zu Fachkräften,
• telefonische Erreichbarkeit,
• Bearbeitung kurzer Rückfragen.

Bei mehreren Terminen und häufigen Absagen können zwei Stunden jährlich überschritten werden.

Ein Teil dieser Aufgaben kann durch Verwaltungskräfte erledigt werden und muss nicht vollständig durch Pflegefachpersonen erfolgen.

16. Dokumentation und Datenübermittlung

Realistischer Aufwand: 1 Stunde je relevantem Vorgang

Enthalten:

• Verlaufsdokumentation,
• Maßnahmen und Ergebnisse,
• Einwilligungen,
• fachliche Stellungnahmen,
• Meldungen an Pflegekassen,
• sichere Datenübermittlung.

Bei einem einfachen Kontakt können 15 bis 30 Minuten genügen. Komplexe Fälle mit ausführlicher Dokumentation können zwei Stunden und mehr verursachen.

Umrechnung in Personentage

Wichtig für die Kalkulation: Doppelzählungen vermeiden

Die Pakete dürfen nicht alle pauschal je Fall addiert werden.

Beispielsweise können in einem einzigen Hausbesuch gleichzeitig enthalten sein:

• Bedarfserhebung,
• Angehörigenberatung,
• Hilfsmittelberatung,
• Präventionsberatung,
• Dokumentation.

Für einen Businessplan sollten deshalb besser Falltypen gebildet werden.

Falltyp A: einfacher Pflichtbesuch

• Paket 13,
• kurze Bestandteile aus 15 und 16.

Zeitbedarf: 2,5 bis 3 Stunden jährlich

Falltyp B: einfache Beratung und Begleitung

• Paket 1,
• einzelne Leistungen aus 3, 5, 8, 9,
• Dokumentation.

Zeitbedarf: 4 bis 6 Stunden jährlich

Falltyp C: intensive Beratung mit Schulung

• Erstassessment,
• Schulung,
• Angehörigenberatung,
• Hilfsmittel- oder Präventionsberatung,
• Nachkontakt.

Zeitbedarf: 8 bis 12 Stunden jährlich

Falltyp D: komplexe Pflegebegleitung

• Bedarfserhebung,
• mehrere Hausbesuche,
• Versorgungsplanung,
• Koordination,
• Entlassmanagement,
• Angehörigenbegleitung.

Zeitbedarf: 16 bis 30 Stunden jährlich

Falltyp E: umfassendes Fallmanagement

• sämtliche komplexen Koordinationsaufgaben,
• wiederkehrende Krisen,
• mehrere Leistungsträger,
• engmaschige Nachsteuerung.

Zeitbedarf: 30 bis 60 Stunden jährlich

Empfohlene Planungswerte

Für eine realistische Personalplanung würde ich mit folgenden Mittelwerten rechnen:

Diese Werte sind aus meiner Sicht belastbarer als eine reine Addition der 16 Einzelpakete, weil sie Überschneidungen berücksichtigen und trotzdem den tatsächlichen Aufwand abbilden.