Konten, Verträge und Post regeln

Wichtig: Angehörige dürfen nicht automatisch über ein fremdes Konto verfügen, Verträge ändern oder persönliche Post bearbeiten. Auch nicht als Ehepartnerin, Sohn oder Pflegeperson. Dafür braucht es die Zustimmung der betroffenen Person — oder eine Vollmacht beziehungsweise eine rechtliche Betreuung für genau diesen Aufgabenbereich.

Zuerst einen Überblick schaffen

Der häufigste Fehler in den ersten Wochen ist Aktionismus: Verträge kündigen, Konten umstellen, Abbuchungen stoppen. Machen Sie es umgekehrt. Erfassen Sie erst, was läuft — entscheiden können Sie danach immer noch, und dann mit Übersicht.

Ein Blick in die Kontoauszüge der letzten Monate zeigt die meisten regelmäßigen Zahlungen. Wie weit Sie zurückgehen müssen, hängt davon ab, was jährlich abgebucht wird — Versicherungen etwa oft nur einmal im Jahr.

Das sollten Sie sich ansehen

• Girokonten, Sparkonten, Depots und Schließfächer
• Regelmäßige Einnahmen: Rente, Pension, Gehalt, Sozialleistungen
• Daueraufträge und Lastschriften
• Miete oder Darlehen, Strom, Gas, Wasser, Telefon und Internet
• Kranken-, Pflege-, Haftpflicht-, Hausrat- und weitere Versicherungen
• Abonnements, Mitgliedschaften und kostenpflichtige Onlinedienste
• Offene Rechnungen, Mahnungen, Ratenzahlungen
• Post, die regelmäßig kommt: Behörden, Kassen, Vertragspartner

Konten und laufende Zahlungen sichern

Vier Fragen genügen für den Anfang: Reicht das Guthaben für die nächsten Wochen? Kommen Rente und Pflegeleistungen auf dem richtigen Konto an? Laufen alle Zahlungen weiter, die weiterlaufen müssen? Und gibt es Abbuchungen, die niemand mehr zuordnen kann?

Wenn die Zeit knapp ist, arbeiten Sie in dieser Reihenfolge:

1. Wohnen und Energie — Miete, Darlehen, Strom, Gas, Wasser
2. Kranken- und Pflegeversicherung
3. Notwendige Versicherungen und die laufende Versorgung
4. Offene Rechnungen und Fristen
5. Erst danach Abonnements, Mitgliedschaften und Zusatzleistungen

Eine Bitte: Verschieben Sie kein Geld zwischen Konten und lösen Sie nichts auf, nur um Ordnung zu schaffen. Was in einer Pflegesituation finanziell sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab — dafür gibt es Beratung, und diese Seite ist keine.

Wer darf Bankangelegenheiten erledigen?

Solange jemand selbst entscheiden kann, behält er die Kontrolle über sein Konto. Daran ändern weder Ehe noch Verwandtschaft noch die Tatsache, dass Sie die Pflege übernehmen, etwas.

• Eine allgemeine Vorsorgevollmacht kann Vermögensangelegenheiten umfassen. Für die Bank empfiehlt das Bundesjustizministerium zusätzlich eine Konto-, Depot- und Schrankfachvollmacht — abgestimmt mit dem jeweiligen Institut.
• Banken müssen die bevollmächtigte Person identifizieren und die Vollmacht prüfen. Das dauert und lässt sich nicht am Schalter nebenbei erledigen.
• Bei mehreren Instituten muss die Anerkennung jeweils einzeln geklärt werden.
• Der Umfang einer Vollmacht ist genau zu lesen. Wer bevollmächtigt ist, darf nur innerhalb dieser Befugnisse und im Interesse der vollmachtgebenden Person handeln.
• Fehlt eine ausreichende Vollmacht und kann die betroffene Person ihre Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln, kann eine rechtliche Betreuung für die nötigen Aufgabenbereiche erforderlich werden.

Das Formular für die Konto-, Depot- und Schrankfachvollmacht gibt es beim Bundesministerium der Justiz. Nutzen Sie das amtliche Formular, nicht eine Abschrift daraus.

Verträge prüfen — aber nichts überstürzen

Sortieren Sie jeden Vertrag in eine von drei Schubladen:

• Weiterführen — alles, was für Wohnen, Gesundheit, Sicherheit, Erreichbarkeit und den Pflegealltag gebraucht wird.
• Anpassen — wo sich Adresse, Zahlweise, Tarif, Kontaktperson oder Leistungsumfang ändern muss.
• Kündigung prüfen — Abonnements, Mitgliedschaften und Zusatzleistungen, die niemand mehr nutzt.

Was Sie je Vertrag notieren sollten

Anbieter und Vertragsart · Kunden- oder Vertragsnummer · Kosten im Monat oder Jahr · Zahlungsweg · Laufzeit und Kündigungsfrist · Kontaktmöglichkeit · was zu tun ist · wer sich darum kümmert · wann es erledigt war.

Eine Tabelle auf Papier reicht dafür völlig. Wichtig ist nur, dass sie an einem Ort liegt, den beide kennen.

Wichtige Post zuverlässig bearbeiten

Post ist der Bereich, in dem am meisten schiefgeht — nicht weil sie schwierig wäre, sondern weil Briefe liegen bleiben. Eine einfache Routine genügt:

1. Post regelmäßig einsammeln oder weiterleiten lassen
2. Nach Absender und Dringlichkeit sortieren
3. Fristen sofort sichtbar notieren — auf dem Brief und im Kalender
4. Unterlagen kopieren oder scannen, wenn jemand anderes sie bearbeiten soll
5. Versand und Rückmeldungen festhalten
6. Originale geordnet ablegen

Diese Post hat Vorrang

• Schreiben mit Widerspruchs-, Zahlungs- oder Mitwirkungsfrist
• Bescheide von Pflege- und Krankenkasse
• Schreiben von Behörden und Gerichten
• Rechnungen und Mahnungen
• Änderungen an Versicherungen und Verträgen

Wie lang eine Frist ist, steht im jeweiligen Schreiben — verlassen Sie sich nicht auf Faustregeln. Wenn etwas unklar ist oder eine Frist schon läuft, holen Sie sich früh Hilfe, statt es auszusitzen.

Postvollmacht, Nachsendung oder Vertrauensperson?

• Gemeinsam im Haushalt — die betroffene Person öffnet ihre Post selbst oder zusammen mit einer Vertrauensperson. Für den Alltag ist das meistens die einfachste Lösung.
• Einzelne Sendungen abholen — dafür kann eine Abholvollmacht nötig sein.
• Regelmäßig abholen — die Postvollmacht der Deutschen Post wird in der Filiale eingerichtet.
• Nachsendeservice — bei Umzug, längerer Abwesenheit oder Betreuung. Voraussetzungen, Umfang, Kosten und Vorlaufzeit stehen in den häufigen Fragen zum Nachsendeservice.
• Rechtliche Betreuung — ob eine Betreuerin oder ein Betreuer über Post und Fernmeldeverkehr entscheiden darf, ist besonders geregelt und ergibt sich nicht automatisch aus der Betreuung. Maßgeblich sind der gerichtliche Beschluss und der festgelegte Aufgabenbereich.

So gehen Sie jetzt vor

Zum Abhaken — am besten ausgedruckt oder abgeschrieben. Die Seite merkt sich nichts.

• Gemeinsam festlegen, wer unterstützen soll
• Konten, Einnahmen und regelmäßige Zahlungen erfassen
• Zahlungen für Wohnen, Energie und Versicherung sichern
• Vorhandene Vollmachten heraussuchen und ihren Umfang lesen
• Bank oder Sparkasse nach dem dort anerkannten Verfahren fragen
• Verträge einteilen: weiterführen, anpassen, Kündigung prüfen
• Postroutine und Fristenübersicht einrichten
• Unterlagen für den nächsten Schritt zusammenstellen

Wenn Konten, Verträge und Post geordnet sind, sehen Sie leichter, welche Nachweise für Anträge, Kassen und die weitere Pflegeorganisation noch fehlen. Die sammeln Sie im nächsten Schritt an einem festen Ort.